Ako byť produktívnejší? Vyskúšajte týchto 8 tipov

0

Snažíte sa byť produktívnejším a za rovnaký čas chcete toho stihnúť viac než doteraz, no stále to niekde viazne? Ak sa vám nedarí dostať vašu produktivititu pod kontrolu, určite treba niečo zmeniť. V tomto článku vám prinášame 8 tipov, ako správne riadiť svoj čas a byť čo najproduktívnejším.

1. Zoznam úloh a stanovenie priorít  – nezabúdajte na tzv. to-do list, čiže zoznam úloh, ktoré chcete počas dňa splniť. Každé ráno, či ešte lepšie večer pred tým, si naplánujte program a stanovte si priority, ktoré sú nevyhnutné a musíte ich splniť ako prvé. Tú najdôležitejšiu úlohu si v to-do liste zvýraznite, nech ju máte stále na očiach. Ak sú niektoré činnosti príliš veľké, rozmeňte si ich na drobné, budú sa vám zdať zvládnuteľnejšie.

– Práve čas, v ktorom si plánujete deň, je tým najlepšie využitým časom.

2. Nezabúdajte na termíny – z pohľadu efektívneho time-manažmentu musíte úlohám priraďovať časy, čiže ak si naplánujete, že stretnutiu s kolegom venujete 45 minút, dodržte to!

3. Keď sa dá, dávkujte úlohy – obvolávate klientov, potom riešite korešpondenciu, máte stretnutie, potom opäť korešpondenciu, e-maily. Ak chcete byť produktívnejší, je efektívne úlohy dávkovať, čiže zlučovať do jedného časového priečinka. To znamená, že naraz vybavíte korešpondenciu, potom sa venujete telefonátom s klientmi, naraz vybavíte objednávky atď..

day-planner-828611_640

4. Zamerajte sa na výsledky – hovoríte si, už nad tým sedím dve hodiny, stačilo na dnes. Chyba! Keď nad niečím presedíte veľa času, neznamená to, že ste danú úlohu vyriešili. Oveľa dôležitejšie je zamerať sa na konečný výsledok, nie na čas, ktorý ste nad úlohou presedeli.

5. Preč s rozptýleniami  – vždy sa plne zamerajte na tú činnosť, ktorú práve robíte. Rozptýlenia ako Facebook, občasný pohľad na TV či odpisovanie priateľom na Skype vedia človeka obrať o veľa času. Výsledkom je, že sa na danú úlohu nekoncentrujete a nestihnete stanovený termín.

6. Nerobte všetko sami – nemôžete kontrolovať vašich pracovníkov, vybavovať objednávky a popritom sa snažiť opraviť pokazenú práčku. To sa nedá. Efektivita spočíva v tom, že sa zameriate na to, čo robíte najlepšie a ostatné činnosti jednoducho outsourcujete.

plumber-228010_640

7. Automatizujte – dnes máme vyspelú dobu s mnohými technologickými výdobytkami, ktoré nám vedia uľahčiť život. Ak sa dá niečo automatizovať, automatizujte. Napr. automatické úhrady faktúr, automatické odpovede na e-mail, automatické spracovanie faktúr atď..

8. Najprv zjedzte žabu – a nakoniec dôležité pravidlo, o ktorom hovorí aj známy motivačný kouč Brian Tracy – najprv zjedzte žabu! Čo to znamená? Pravidlo hovorí o tom, že ako prvé musíme „stráviť“ úlohy, ktoré sú pre nás tie najnepríjemnejšie a do ktorých sa nám najviac nechce! Je omnoho efektívnejšie túto úlohu zvládnuť ako prvú a vyškrtnúť si ju zo zoznamu na začiatku dňa, ako tento problém kopať pred sebou a odsúvať ho.