Čo je to kanban systém a v čom nám dokáže pomôcť?

Ak chcete byť úspešní vo viacerých oblastiach, musíte svoj čas a myseľ využívať efektívne. Nepreťažiť sa, ale zároveň mať výsledky. Alternatívou ku klasickým „to-do“ listom môže byť práve japonský kanban systém.

Odkiaľ sa vzal japonský kanban systém?

Kanban znamená v japončine lístok alebo štítok. Tento systém sa ukázal ako efektívne riešenie napríklad v automobilke Toyota.

Fabrika udržiavala na linke len také množstvo materiálu, ktoré sa dalo ľahko kontrolovať a zabraňovalo sa preťaženiu. Všetko malo ceduľku s presnými údajmi. Systém sa neskôr preniesol na kancelárske stoly. Princíp spočíva vo vizualizácii úloh a stanovení limitov. Do práce kanban priniesol poriadok, efektívnosť a produktivitu.

Aplikujte kanban do svojej pracovnej rutiny

Kanban musíte mať na očiach. Pripravte si napríklad menšiu nástenku a tú rozdeľte do troch stĺpcov.

Prvý stĺpec bude slúžiť ako štartovacia rovinka. Nazvime ho „Úlohy“.

Druhý stĺpec predstavuje množinu činností, ktoré práve robíte, teda „Robím“.

A tretí stĺpec je šťastná kolónka s názvom „Hotovo“.

Na lístočky si napíšte jednotlivé aktivity, ktoré vás čakajú. Ak sa každý deň menia, pripravte si ráno novú skupinku úloh. Ak vaša práca vyžaduje každý deň rovnaké činnosti, papieriky recyklujte. Farebne si môžete rozlíšiť pracovné, súkromné a voľnočasové aktivity.

Umiestnite všetky svoje povinnosti do kategórie „Úlohy“. Následne vyberte jednu z nich a presuňte ju do kolónky „Robím“. Môžete zvoliť najviac tri aktivity naraz, ak ich dokážete robiť súčasne. Napríklad „priebežná kontrola emailov“ a „vytvorenie reportu k projektu“.

Ak pracujete z domu, zvýšte svoju produktivitu kombinovaním domácich a pracovných povinností. Ku kontrole emailu si môžete pridať napríklad „pranie bielizne“.

Akonáhle jednotlivé úlohy dokončíte, presuňte ich do skupinky „Hotovo“ a pridajte novú úlohu do kategórie „Robím“.

Je dôležité, aby ste skupinu „Robím“ mali celý čas pred očami. Donúti vás to sústrediť sa na konkrétne úlohy. Prehľad v tom, čo už ste dokončili a čo vás naopak ešte čaká uvoľní napätie a pocit nestíhania.