Nedá sa pochybovať o tom, že spoluzakladateľ Apple, Steve Jobs, počas svojho života napísal tisícky emailov. Samozrejme, iba pár z týchto správ sa dostalo aj na verejnosť a veľkú časť z nich tvorili iba krátke odpovede zákazníkom.
Aj napriek tomu sa v jeho emailoch dajú nájsť znaky toho, ako zručne Jobs dokázal využívať komunikáciu v písomnej forme. Poďme sa pozrieť na jeden príklad, z ktorého sa dá veľa naučiť:
Kontext
V roku 2010 sa Jobs a jeho spoločnosť Apple pripravovali na vydanie nového iPadu. Jednou z hlavných funkcií zariadenia malo byť to, že sa iPad dal používať ako čítačka elektronických kníh, podobne ako Kindle od Amazonu. Bolo jasné, že čím viac vydavateľov bude chcieť ponúkať svoje knihy na iTunes obchode, tým viac zákazníkov bude mať záujem o nový iPad.
Štyri hlavné vydavateľstvá už boli prihlásené, ale HarperCollins sa zatiaľ nechcelo zapojiť.
Vyjednávanie sa nakoniec odohrávalo hlavne prostredníctvom emailov medzi Jobsom a Jamesom Murdochom, vedúcim spoločnosti News Corp. (nadradená spoločnosť pre vydavateľstvo HC).
Murdoch nebol presvedčený o tom, že jeho spoločnosť by mala pristúpiť na podmienky Apple, najmä v súvislosti s „postupom stanovenia cien.“
Jobs na tieto vyjadrenia reagoval emailom, v ktorom sa HC snažil presvedčiť, aby pristúpili na spoluprácu:
James,
Náš návrh stanovuje vrchnú hranicu ceny elektronických kníh podľa ceny tlačenej verzie každej knihy. Dôvod, prečo to robíme takto je ten, že podľa nás nemajú e-knihy šancu na úspech pri cene vyššej ako $12.99, alebo $14.99. Amazon ich dokonca predáva za $9.99, a kto vie, možno majú pravdu a my zlyháme aj na $12.99. Avšak určite sme odhodlaní vyskúšať to s cenami, ktoré sme navrhli. Na vyššie ceny nie sme ochotní pristúpiť, lebo sme si takmer istí, že v tom prípade by sme všetci zlyhali.
Podľa toho, ako to vidím ja, má HC tri možnosti:
Vyskúšať spoluprácu s Apple a zistiť, či spoločne dokážeme vytvoriť trh pre e-knihy za $12.99 a $14.99.
Pokračovať s Amazonom pri cene $9.99. Zarobíte viac z krátkodobého hľadiska, ale po čase vám začnú z hodnoty predaných kníh platiť iba 70 percent. Aj oni majú akcionárov.
Odobrať vaše knihy z Amazonu. Bez možnosti nákupu kníh začnú ľudia kradnúť. Začnú ich nelegálne sťahovať na internete a keď sa to raz rozbehne, už nebude možnosť ich zastaviť. Ver mi, videl som to na vlastné oči.
Možno som na niečo zabudol, ale nevidím iné alternatívy. Ty áno?
S pozdravom, Steve.
Poďme si tento mail rozobrať.
Používanie mena prijímateľa
Tento email je súčasťou komunikácie, ktorá začala asi dva dni pred touto správou. Jobs nemusel Murdocha oslovovať, ale urobil to. Prečo?
Samozrejme, nedokážeme čítať Jobsove myšlienky. Ale používanie mena v oslovení je dôležité pre budovanie dôvery a pomáha pri nadviazaní spojenia. Neberte to tak, že by ste mali každý mail začínať menom, ale v mailoch, kde riešite niečo dôležité, to môže byť správny krok.
Dobre premyslená štruktúra
Nevieme, koľko Jobsovi trvalo napísanie tohto emailu, ale rozhodne to neboli tri minúty. Jeho postoj k danému problému je vyjadrený jasne a pochopiteľne.
Zvolil slová, ktoré jednoznačne hovoria, že Apple sa snaží o niečo, čo sa možno nepodarí, ale sú pripravení sa z toho poučiť. V snahe priviesť Murdocha k rozhodnutiu zjednodušil komplexný problém na tri scenáre, ktoré môžu nastať.
Stručnosť a jasnosť sú dve zásady, ktorých by ste sa mali držať pri písaní dôležitých emailov. Štruktúru emailu si najprv dobre premyslite, potom ho napíšte, nechajte v konceptoch a po pár hodinách sa k nemu vráťte. Prečítajte si ho znovu a snažte sa aj z pohľadu prijímateľa zhodnotiť, či je všetko napísané jasne, stručne a logicky.
Kvalitne napísaný text
Kvalita textu v emailoch môže do určitej miery vplývať na to, ako ho bude druhá strana vnímať. Jobs používal veľké písmená, interpunkciu, text napísal gramaticky správne a bez preklepov.
Myslíte si, že sa mu to podarilo na prvý pokus? Stavil by som sa, že nie.
Ale venoval čas opravám, lebo vie, že konkrétny a kvalitný text pomôže jasnému pochopeniu.
Správne využívanie emócií
Nikto sa nechce cítiť tak, že ho k niečomu nútite, alebo im odoberáte moc. Preto je veľmi dôležitý posledný riadok Jobsovho emailu. V dvoch vetách vyjadril to, že je o svojich rozhodnutiach presvedčený, ale je otvorený aj názoru druhej strany.
Správne ukončenie
Možno neprikladáte veľký význam pozdravu na konci emailu. A možno ste si ani nevšimli, ako svoj e-mail ukončil Jobs. V komunikácii, ktorá s veľkou pravdepodobnosťou bude pokračovať, mnohí ani túto časť vynechávajú. Avšak práve tá krátka fráza ako „S pozdravom“ v kombinácii s vašim menom pomôže prejaviť rešpekt k druhej osobe.
Dobre premyslený. Jasne napísaný. Ľahko pochopiteľný. Krátky a stručný.
Presne tak má vyzerať dobrý email.
Podľa informácií inc.com
20 motivačných citátov, ktoré váš život zmenia k lepšiemu