Snažíte sa byť produktívnejšími, no stále to niekde viazne? Ak sa vám nedarí dostať produktivititu pod kontrolu, určite treba niečo zmeniť. V tomto článku sa s vami podelím o 8 tipov, ako správne riadiť svoj čas a zvýšiť svoju produktivitu.
1. Zoznam úloh a stanovenie priorít
Nezabúdajte si vypracovať tzv. TO-DO list, čiže zoznam úloh, ktoré chcete počas dňa splniť. Každé ráno, prípadne ešte večer pred tým si naplánujte program na daný deň a stanovte si priority, ktoré sú nevyhnutné a musíte ich splniť ako prvé. Ak sú niektoré úlohy príliš veľké, rozmeňte si ich na drobné, budú sa vám zdať zvládnuteľnejšie.
2. Nezabúdajte na termíny
Z pohľadu efektívneho time-manažmentu musíte úlohám priraďovať časy, takže napr. ak si naplánujete, že stretnutiu s obchodným partnerom venujete 45 minút, dodržte to.
3. Keď je to možné, dávkujte úlohy
Obvolávate klientov, potom riešite korešpondenciu, máte stretnutie, potom opäť korešpondenciu, e-maily. Ak chcete byť produktívnejší, je efektívne úlohy dávkovať, čiže zlučovať do jedného časového bloku. To znamená, že naraz vybavíte korešpondenciu, potom sa venujete telefonátom s klientmi, naraz vybavíte objednávky atď..
4. Zamerajte sa na výsledky
Hovoríte si, už nad tým sedím dve hodiny, stačilo na dnes. Chyba! Keď nad niečím presedíte veľa času, neznamená to, že ste danú úlohu vyriešili. Oveľa dôležitejšie je zamerať sa na konečný výsledok, nie na čas, ktorý ste nad úlohou presedeli.
5. Preč s rozptýleniami
Vždy sa plne zamerajte na tú činnosť, ktorú práve robíte. Rozptýlenia ako sociálne siete, občasný pohľad na TV či odpisovanie priateľom na Skype vedia človeka obrať o veľa času. Výsledkom je, že sa na danú úlohu nekoncentrujete a nestihnete stanovený termín.
6. Nerobte všetko sami
Nemôžete kontrolovať vašich pracovníkov, vybavovať objednávky a popritom sa snažiť opraviť pokazenú práčku. To sa nedá. Efektivita spočíva v tom, že sa zameriate na to, čo robíte najlepšie a ostatné činnosti jednoducho outsourcujete.
7. Automatizujte
Dnes máme vyspelú dobu s mnohými technologickými výdobytkami, ktoré nám vedia uľahčiť život. Ak sa dá niečo automatizovať, automatizujte. Napr. automatické úhrady faktúr, automatické odpovede na e-mail, automatické spracovanie faktúr atď..
8. Najprv zjedzte žabu
A na záver dôležité pravidlo, o ktorom hovorí aj známy motivačný kouč Brian Tracy – najprv zjedzte žabu! Čo to znamená? Pravidlo hovorí o tom, že ako prvé musíme „stráviť“ úlohy, ktoré sú pre nás tie najnepríjemnejšie a do ktorých sa nám najviac nechce! Je omnoho efektívnejšie túto úlohu zvládnuť ako prvú a vyškrtnúť si ju zo zoznamu na začiatku dňa, ako tento problém kopať pred sebou a odsúvať ho.
20 motivačných citátov, ktoré váš život zmenia k lepšiemu